督促の電話や突然の訪問は慌てやすく、対応次第で記録の価値が変わることがありました。ここでは私が実務で気をつけている受け流しフレーズと、証拠として役立った記録フォーマットを紹介します。緊急対応を前提にしています。
まずの心構えと安全優先
経験上、相手が誰であれまずは自分と家族の安全を最優先にすることが多かったです。扉は鍵をかけたまま、明かりの下で対応する、近所や同居者に知らせるなどの小さな対策で気持ちが落ち着くことがありました。相手の主張をすぐに認めない方が後で混乱を避けやすい場面がありました。
督促電話の受け流しフレーズ（状況別）
着信時の基本フレーズ
- 「ただいま手が離せないので、折り返しでよろしいですか？」（時間を稼げる）
- 「担当部署に取り次ぎますので、要件をメールでお願いします」（記録を促す）
- 「お名前とご用件を短くお願いします。メモを取ります」（相手の特定と要領化）
録音やメモの前に使える一言
- 「通話内容を記録することがありますがよろしいですか？」（応じない場合は要注意）
- 「対応窓口から書面での連絡をお願いします」（口頭の責任追及を避けたいと示す）
訪問時の受け流し方（玄関での実践）
直接の訪問は心理的負担が大きいので、玄関越しの会話を基本にしました。対面で詳細を話す前に身分と所属を確認し、即答を避ける言い回しが落ち着いて対処するのに役立ちます。
- 「申し訳ないのですが会社名と名刺を拝見できますか？」
- 「今は出られないので電話で改めてご連絡ください」（安全に場を離せる）
- 「こちらで対応できるのは書面受領後です」（記録化を促す）
録音・メモ取りの実践フォーマット（証拠化のポイント）
私が現場で使って効果を感じた簡易フォーマットは、後で時系列で読みやすい点が良かったです。スマホの音声、日時、相手の名乗り、要件、相互のやり取り、証人や写真の有無を必ず残すようにしています。
- 記録名：督促_電話_YYYYMMDD_HHMM
- 日時：2025-xx-xx hh:mm（端末のタイムスタンプを併記）
- 通話先／来訪者の表記：氏名・会社名・名乗り方
- 要件の要約：相手の主張（可能なら原文をメモ）
- こちらの応答フレーズ：実際に発した一行フレーズ
- 証拠類：録音ファイル名、写真ファイル名、SMS・メールのスクリーンショットの保存場所
- 第三者の有無：同居者や隣人の証言が得られるか
- 備考：次に取るべきアクション（例：内容証明を送る／弁護士に相談）
受け流し後の即時対応と次の一手
経験的に、受け流した後はすぐに記録を整理しておくと安心感が生まれます。相手がエスカレートすると「支払督促」などの法的手続きに発展する場合があり、その際に時系列の記録が役立つことがありました。関連記事: 内容証明を送った“後”どうなる？相手の反応別の動き方【止む／反論／支払督促】 を参照しつつ、保存と相談を早めに検討することが多かったです。
最後に、録音や保存の可否は状況や地域で注意が必要なので、可能なら専門家に相談してから証拠化の運用ルールを固めるのが無難だと感じています。
▼自己紹介/体験まとめ：https://myhome-black.net/syokai/
